Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Seringkali kita bingung untuk membedakan antara sistem informasi dengan teknologi informasi. Agar lebih mengerti, kita pelajari dahulu pengertian dari  sistem informasi dengan teknologi informasi ini.

Pengertian Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.

Pengertian Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999). Semua bidang membutuhkan teknologi informasi, baik hukum, ekonomi, perbankan, kesehatan, dll.

Kemudian, perbedaan antara Teknologi Informasi dengan Sistem Informasi yaitu Sistem informasi mencangkup seluruh sistem didalam perusahaan secara keseluruhan termasuk teknologi informasi,akuntansi, manajemen, dll di dalamnya, sedangkan teknologi informasi ada untuk membantu/menunjang kegiatan sistem informasi, diantaranya pembuatan hardware, software, network, database, dll.

Defenisi Teknologi Informasi

Data     : Sekumpulan item yang belum mempunyai arti bagi penggunanya.
Contoh : Mega, 1050502, 2002501, 18, Dipati Ukur

Informasi : Data yang terstruktur hasil olahan dan telah memiliki arti bagi penggunanya.
Contoh : 1050502, Mega, 022-2002501, Jl. Dipati Ukur No. 18 Bandung

Defenisi Informasi secara Internasional adalah sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan data mentah.

Teknologi adalah
• Ilmu yang berkaitan dengan seni atau sains dengan pengaplikasian pengetahuan saintifik ke praktis
• Aplikasi praktis dari sains dalam industri dan bisnis

Teknologi Informasi : teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas – batas ruang dan waktu.
Teknologi informasi merupakan pengembangan dari teknologi komputer dipadukan dengan teknologi telekomunikasi.

Komputer hanyalah salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Modem, Router, Oracle, SAP, Printer, Cabling System, VSAT dan sebagainya merupakan contoh – contoh dari produk – produk teknologi informasi.

Defenisi Sistem Informasi

Sistem : Kumpulan dari komponen – komponen yang memiliki unsur keterkaitan dan terintegrasi antara satu dengan lainnya dan saling bekerjasama untuk mencapai tujuan.
Sistem Informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

Pada masa lalu Teknologi Informasi yang digunakan berupa goresan/gambar, arsip, telegraf, dan lain – lain. Pada masa kini Teknologi Informasi yang digunakan antara lain berupa komputer, faks, telekonferensi.

Informasi dapat diperoleh melalui :
- Pustaka (ilmiah, semi – ilmiah, popular)
- Media massa (cetak, radio, tv)
- Lisan (wawancara, telepon)
- Tulisan (surat, fax)
 

Perangkat Bantu yang digunakan untuk memperoleh informasi adalah :
- Manual (Pena, Pensil)
- Mesin Mekanis (Mesin Tik)
- Alat Elektronis (Komputer)
- Alat Telekomunikasi

Data sebaiknya diolah dengan cara :
- Perekaman awal
- Pengklasifikasian
- Penyusunan/ Pengurutan
- Penghitungan
- Penyimpanan
- Cara pengambilan kembali
- Perbanyakan
- Penyampaian

Sistem Informasi

Suatu informasi sangat berperan penting dalam kehidupan kita sehari2, bahkan menjadi suatu kebutuhan yang tidak bisa dihilangkan adanya. Oleh karena itu banyak orang2 pintar yang coba mencari suatu data, mengumpulkan, memproses, dan menyajikan informasi yang mungkin akan banyak orang yang membutuhkannya. Contoh : siaran berita, acara2 TV, dll. Dan proses penyajiannyapun semakin maju seiring perkembangan jaman, dan sudah hampIr semua proses penyajiannya telah terkomputerisasi. Dan proses tersebut sebagai suatu Sistem Informasi.

Banyak orang mendefinisikan suatu SI dengan definisi yang berbeda secara pandangan dan implementasinya masing-masing. Adapun beberapa pengertian Sistem Informasi tersebut adalah sebagai berikut :
Definisi 1 (satu) : Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
Definisi 2 (dua) :Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Definisi 3 (tiga) : Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu.
Definisi 4 (empat):Sistem Informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)

Dari definisi-definisi di atas saya bisa menarik kesimpulan bahwa SI adalah suatu kumpulan komponen yang saling terkait dan terintegrasi dalam proses pengolahan suatu data baik mulai dari input-proses-output/informasi melalui proses komputerisasi. Contoh SI : Nilai Online di Gunadarma

Teknologi Informasi
 

TI berasal dari dua kata yaitu Teknologi dan Informasi, sebelum kita mengetahui arti/pengertian dari TI maka kita perlu tau definisi dari Teknologi dan Informasi ter sebut. Dan berikut definisinya :
Informasi secara umum adalah sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan data mentah. Teknologi adalah Ilmu yang berkaitan dengan seni atau sains dengan pengaplikasian pengetahuan saintifik ke praktis.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa Teknologi Informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas – batas ruang dan waktu. dan Teknologi informasi merupakan pengembangan dari teknologi komputer dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Contoh TI : Internet

Perbedaan dan kesamaan SI dan TI
Ada kesamaan antara SI dan TI diantaranya yaitu :

1. Dilihat dari tujuan SI dan TI mempunyai satu tujuan yang sama yaitu mengolah suatu data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan oleh pengguna/user. 2. Baik SI dan TI di dukung dengan peralatan elektronik yaitu Komputer.
Perbedaan SI dan TI yaitu :

Dari definisinya SI bisa dikatan lebih menuju pada proses, atau tahapan pengolahan data menjadi suatu informasi. Sedangkan TI lebih kepada Faktor/alat pendukung dan batasan-batasan dalam penyajian suatu informasi dengan menggunakan alat elektronik berikut perkembangannya.

Definisi Pengetahuan ( knowledge )
Ada beberapa pengertian tentang Pengetahuan diantaranya yaitu :
Pengertian 1 (satu) :Pengetahuan adalah informasi atau maklumat yang diketahui atau disadari oleh seseorang.
Pengertian 2 (dua) :Pengetahuan adalah berbagai gejala yang ditemui dan diperoleh manusia melalui pengamatan inderawi.

Dari definisi di atas saya menarik kesimpulan bahwa Pengetahuan yiitu : Informasi yang dimiliki oleh seseorang setelah melalui proses analisis dengan bantuan indra yang sebelumnya belum pernah terjadi dan mempunyai pengertian sendiri.

Definisi Ilmu Pengetahuan ( science )
Pengertian 1 (satu) :Pengetahuan adalah Sekumpulan proposisi sistematis yang terkandung dalam pernyataan-pernyataan yang benar dengan ciri pokok yang bersifat general, rational, objektif, mampu diuji kebenarannya (verifikasi objektif), dan mampu menjadi milik umum (Communality, The Liang Gie, 1991).
Pengertian 2 (dua) : Pengetahuan yang diatur secara sistematis dan langkah-langkah pencapaiannya dipertanggung-jawabkan secara teoritis (C, Verhaak)

Karakteristik SI ( Sistem Informasi ) :
Suatu Sistem Informasi mempunyai karakteristik yang membedakan suatu informasi yang akan di hasilkan dan di dapat. Adapun karakteristik tersebut sebabagai berikut :
1. Accurate : Informasi yang dibutuhkan tepat sasaran dan sesuai dengan apa yang
dibutuhkan
2. Complete : Informasi yang di butuhkan mempunyai kelengkapan baik dari pembuat ataupun pengguna.
3. Econominal : Informasi yang dibutuhkan mempunyai keuntungan bagi penerima
4. Flexible : Informasi yang dibutuhkan mudah di tukar/disesuaikan
5. Relevant : Informasi yang dibutuhkan berhubungan dengan apa yang ingin
diketahui/mempunyai manfaat bagi penggunanya.
6. Simple : Informasi yang dibutuhkan mudah di dapat, dan mudah di pahami
7. Timely : Informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya
8. Verifiable : Informasi yang dibutuhkan dapat dibuktikan/dapat di percaya. Komponen yang membuat suatu informasi itu bernilai
- Adanya suatu masalah yang menjadi suatu hambatan dalam meraih suatu informasi
- Selalu Update
- Tidak adanya kebohongan
- Kualitas dari isi informasi tersebut

 http://iswanticha.blogspot.co.id/2013/04/perbedaan-teknologi-informasi-dengan.html

http://alqarnis.blogspot.co.id/2009/01/pengertian-teknologi-informasi-dan.html

http://www.worldfriend.web.id/blog-friend/567-definisi-sistem-informasi--teknologi-informasi-dan-ilmu-pengetahuan

Sistem Informasi Manajemen dan Kegunaannya

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan.
SIM berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan.

Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
 

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
 

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
 

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
 

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
 

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
 

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya 

dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
 

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
 

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
 

11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

• Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

• Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

• Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.

Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional, dan
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

• Model perencanaan dan anggaran

• Program-program laporan penyimpangan

• Model-model analisis masalah

• Model-model keputusan

• Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
 

15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung

lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian.
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

• Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

• Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

• Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. Sistem ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Permasalan yang ada diantaranya adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah Daerah.

Tujuan Sistem informasi manajemen kepegawaian di Lingkup Pemerintahan :

1.     Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

2.   Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS

3.    Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

4. Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah

Manfaat Sistem informasi manajemen kepegawaian

1. Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.

2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.

3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala

4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian

5. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat

6. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya

7. Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai )

Tujuan dan manfaat penggunan SIM didalam odministrasi negara

Sistem informasi manajemen adalah merupakan salah satu konsep yang penting dalam ilmu administrasi negara. Organisasi publik sebagai fokus dalam administrasi negara selalu mengkaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi. Bahkan, menurut Mudrick (Robert Mudrick, 1984:5), informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti kalau aliran darah mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada: lancar atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara laian hasil keputusan yang menggambarakan persoalan  yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informsdi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya.

Komponen-komponen sistem informasi manajemen meliputi (F.F. Land dan M. Kennedy-McGregor dalam Galliers, 1987:86):

1.      Sistem informal yang meliputi sistem diskursus dan interaksi anatara individu dan kelompok kerja di dalam organisasi.

2.      Sistem formal meliputi sistem aturan, batasan-batasan organisasi dan batasan wewenang.

3.  Sistem komputer formal yang meliputi aktivitas-aktivitas organisasi melalui formalisasi dan pemprograman.

4. Sistem komputer informasi dikaitkan dengan penanganan komputer secara personal dan kemungkinan panggunaan sistem secar formal serta jaringan komputer sebagai sarana panyatuan informasi yang tidak terstruktur dan informasi-informasi informal.

5.      Sistem eksternal, formal dan informal.

http://anggrainidita.blogspot.co.id/2013/11/tujuan-dan-manfaat-penggunaan-sistem.html

http://nda-aping.blogspot.co.id/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html

Organisasi dan Manajemen

1.ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :

a.    Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons)

b.    James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

c.    Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

Dari beberapa pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiaporganisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :

1.      Orang-orang (sekumpulan orang),

2.      Kerjasama,

3.      Tujuan yang ingin dicapai

Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Ciri-Ciri Organisasi

Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.    Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,

b.    Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,

c.    Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,

d.   Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,

e.    Adanya tujuan yang ingin dicapai.

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1.      Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,

2.      Prinsip Skala Hirarkhi,

3.      Prinsip Kesatuan Perintah,

4.      Prinsip Pendelegasian Wewenang,

5.      Prinsip Pertanggungjawaban,

6.      Prinsip Pembagian Pekerjaan,

7.      Prinsip Rentang Pengendalian,

8.      Prinsip Fungsional,

9.      Prinsip Pemisahan,

10.  Prinsip Keseimbangan,

11.  Prinsip Fleksibilitas,

12.  Prinsip Kepemimpinan.

1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya,organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2.  Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3. Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4. Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5. Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6. Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7. Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8. Prinsip  Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9. Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10. Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuanorganisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11. Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasimampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12. Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Jenis-Jenis Organisasi

Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut :

1.      Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.

(1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.

(2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.

2.      Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.

Bentuk organisasi ini meliputi;

(1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi,

(2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi,

(3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.

3.      Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;

(1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum

(2) organisasi  informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain  kesamaan minat atau hobby, dll.

4.      Berdasarkan tujuan.

Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu :

(1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’ dan

(2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

5.      Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;

(1) organisasi pendidikan,

(2) organisasi kesehatan,

(3) organisasi pertanian, dan lain lain.

6.      Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu :

(1) Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan,

(2) Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik

(3) Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja

(4) Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.

7.      Berdasarkan pihak yang memakai manfaat.

Organisasi ini meliputi;

(1) Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi,

(2) Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank,

(3) Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan,

(4) Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya  rumah sakit, Puskesmas, dll

2.MANAJEMEN

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

 1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

B. Fungsi manajemen

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen – POLC :

1. Fungsi Perencanaan / Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

http://penas-fkmtsi-makassar.blogspot.com/2010/05/penjelasan-organisasi_01.html

http://fachruramadhan.blogspot.com/2012/04/pengertian-manajemen-dan-fungsinya.html

https://sifafauziah692.wordpress.com/2013/10/23/organisasi-dan-manajemen/