Pendekatan dan Pengambilan Keputusan pada Sistem Informasi

Definisi Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor -faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Menurut Herbert A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16), tahap-tahap yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan sebagai berikut :

1.Tahap pemahaman (intelegence phase)

2.Tahap perancangan (design phase)

3.Tahap pemilihan (chice phase)

4.Tahap implementasi (implementation phase)

Tahapan dan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan

Menurut Simon, proses pengambilan keputusan meliputi tiga fase utama yaitu inteligensi, desain, dan kriteria. Ia Kemudian menambahkan fase keempat yakini implementasi (Turban, 2005).

a.Fase Inteligensi. Intelegensi dalam pengambilan keputusan meliputi scanning (Pemindaian) lingkungan, entah secara intermiten ataupun terus-menerus. Inteligensi mencakup berbagai aktivitas yang menekankan identifikasi situasi atau peluang-peluang masalah. Tahapan dalam fase intelegensi antara lain identifikasi masalas (peluang), klasifikasi masalah, dan kepemilikan masalah

b.Fase desain meliputi penemuan atau mengembangkan dan menganalisis tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Hal ini meliputi  pemahaman terhadap masalah dan menguji solusi yang layak. Tahapan dalam fase intelegensi antara lain memilih sebuah prinsip pilihan, mengembangkan (menghasilkan) alternatif-alternatif, dan mengukur hasil akhir.

c. Fase Pilihan . Pilihan merupakan tindakan pengambilan keputusan yang kritis. Fase pilihan adalah fase di mana dibuat suatu keputusan yang nyata dan diambil suatu komitmen untuk mengikuti suatu tindakan tertentu. Batas antara fase pilihan dan desain sering tidak jelas karena aktivitas tertentu dapat dilakukan selama kedua fase tersebut dank arena orang dapat sering kembali dari aktivitas pilihan ke aktivitas desain. Sebagai contoh, seseorang dapat menghasilkan alternatif baru selagi mengevaluasi alternatif yang ada. Fase pilihan meliputi pencarian, evaluasi, dan rekomendasi terhadap suatu solusi yang tepat untuk model.

d.Fase Implementasi. Pada hakikatnya implementasi adalah solusi yang diusulkan untuk suatu masalah atau inisiasi terhadap hal baru, dan pengenalan terhadap  perubahan. Definisi implementasi sedikit rumit karena implementasi merupakan sebuah proses yang panjang dan melibatkan batasa-batasan yang tidak jelas. Pendek kata, implementasi berarti membuat suatu solusi yang direkomendasikan bisa bekerja.

Sistem Pendukung Keputusan ( SPK )

Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif-alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model. Dari pengertian sistem pendukung keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :

a.Mendukung proses pengambilan keputusan, menitikberatkan pada

management by perception

b.Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan.

c.Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tidak struktur.

d.Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.

e.Memiliki subsistem-subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.

f.Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen

Keputusan tingkatan

Dalam sistem pendukung keputusan terdapat tiga keputusan tingkatan  perangkat keras maupun lunak. Masing-masing tingkatan berdasarkan tingkatan kemampuan berdasarkan perbedaan tingkat teknik, lingkungan dan tugas yang akan dikerjakan. Ketiga tingkatan tersebut adalah : keputusan terstruktur, keputusan semi terstruktur, dan keputusan tidak terstruktur.

1)Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara  berulang-ulang dan bersifat rutin. Informasi yang dibutuhkan spesifik, terjadwal, sempit, interaktif,Real,time,internal 

, dan detail. Prosedur yang dilakukan untuk pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah. Contoh: Keputusan  pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang; menentukan kelayakan lembur, mengisi persediaan, dan menawarkan kredit pada  pelanggan.

2)Keputusan Semi terstruktur Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan. Informasi yang dibutuhkan folus, spesifik, interaktif, internal,real time, dan terjadwal. Contoh: Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi dan pengendalian 5 sediaan, merancang rencana pemasaran, dan mengembangkan anggaran departemen.

3)Keputusan Tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal. Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas. Informasi yang dibutuhkan umum, luas,internal, dan eksternal. Contoh: Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan  perusahaan lain, perekrutan eksekutif.

keuntungan sistem pengambilan keputusan

Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai  berikut (Surbakti, 2002):

1)Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yang kompleks.

2)Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalam konsisi yang berubah-ubah.

3)Mampu untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda pada konfigurasi berbeda secara cepat dan tepat.

4)Pandangan dan pembelajaran baru.

5)Sebagai fasilitator dalam komunikasi.

6)Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja.

7)Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM).

8)Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat.

9)Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat  bekerja lebih singkat dan dengan sedikit usaha.

10)Meningkatkan produktivitas analisis.

komponen sistem pengambilan keputusan

Adapun komponen-komponen dari Sistem Pengambilan Keputusan adalah sebagai berikut.:

1)Management Data Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk  berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut

Database  Management System (DBMS).

2)Management Model Melibatkan model finansial, statistikal,

management science, atau berbagai model kualitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang dibutuhkan.

3)Communication User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada Decision Support Sistem melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan Interface

4)Knowledge Management Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau  bertindak atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari system  pemrosesan transaksi.

1.      Karakteristik SIM

Beberapa karakteristik Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah sebagai berikut :

a.Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi.  

b.Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

c.Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk  pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).

2. Macam-macam laporan SIM

a.Laporan periodis

adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.  

b.Laporan ikhtisar

adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.

c.Laporan perkecualian

adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer  pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari  pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.

d.Laporan perbandingan

adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.

Sistem-sistem Pendukung Pengambilan Keputusan

1.Sistem pendukung pengambilan keputusan/ Decision Support System(DSS) 

Sistem pendukung keputusan adalah sistem interaktif berbasis komputer yang mendukung pemakai dalam kemudahan akses terhadap data dan model keputusan. serta dalam upaya untuk membantu proses  pengambilan keputusan yang efektif untuk memecahkan masalah yang  bersifat semi terstruktur dan tidak terstruktur, karena itu harus mampu

a.Ditambah / dikembangkan  

bMendukung analisis data dan model desisi

c.Berorientasi pada masa yang akan datang

d.Digunakan dalam waktu yang tidak terjadwal

Sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur 

di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan  pekerjaan yang bersifat analitis, dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan  berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.

Tujuan DSS

Menurut Turban (2005), Tujuan dari DSS adalah sebagai berikut:

1)Membantu dalam pengambilan keputusan atas masalah yang terstruktur

2)memeberikan dukungan atas pertimbangan managerial dan  bukannya dimaksudkan untuk menganti fungsi manager.

3)Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil daripada  perbaikan efisiensinya.

4)Kecepatan komputasi

5)Meningkatkan produktifitas

6)Dukungan kualitas

7)Berdaya saing

8)Mengatasi keterbatasan koognitif dalam pemrosesan dan  penyimpanan.

Karakteristik DSS  

Beberapa Karakteristik DSS antara lain adalah sebagai berikut :

1)Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat.

2)Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran.

3)Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram  profesional.

4)Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan di depan.

5)Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih.

Sistem Informasi Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)

Sistem informasi eksekutif adalah sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang. Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya (user-friendly)..

Karakteristik ESS antara lain :

1)Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data.

2)Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan  perkecualian, dan kemampuan drill-down.

3)Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal.

4)Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit  pelatihan untuk menggunakannya.

5)Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara.

6)Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan table.

7)Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-maildan konferensi dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa, query, dan DSS), dan perangkat produktivitas  pribadi (seperti kalendar elektronis).

Sistem Pengambilan Keputusan Kelompok/ Group Decision Suppor

Konsep GDSS Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support 

system GDSS) adalah “sistem berbasis komputer yang membantu sekelompok orang melakukan tugas (atau mencapai tujuan) yang sama dan memberikan antarmuka untuk digunakan bersama.” istilah lain juga digunakan untuk menggambarkan aplikasi

tekhnologi informasi kedalam situasi kelompok. Istilah lain antara lain sistem pendukung kelompok , kejasama berbantuan komputer, dukungan kerja kolaboratif terkomputerisasi, dan sistem penemuan elektronik.

Letak Lingkungan GDSS membantu memecahkan masalah dengan cara menyediakan lokasi yang kondusif untuk komunikasi. Jika anggota  bertemu pada saat yang bersamaan, maka  lokasi ini disebut pertukaran sinkron salah satu contoh adalah pertemuan komite. Jika para anggota bertemu pada watu yang berbeda-beda, maka lokasi ini disebut Pertukaran asinkron salah satu contohnya adalah saling berbalas komunikasi melalui e-mail.

Ruang Keputusan Ruang keputusan (decision room) adalah tempat sekelompok kecil orang bertemu langsung. Ruang ini membantu komunikasi melalui kombinasi perabotan, peralatan dan tempat. Peralatan mencakup kombinasi komputer, mikrofon penangkap suara, kamera video, dan layar lebar. Ditengah tengah ruangan terletak konsol fasilitator. Fasilitator adalah seorang yang tugas utamanya adalah menjaga diskusi dijalurnya.

Sistem Pakar/Expert System (ES) Sistem pakar (expert system), yaitu sistem yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam menyelesaikan suatu  permasalahan (Horn, 1986).

a.Konfigurasi Sistem Pakar

Sistem pakar tediri dari empat bagian utama antara lain :

1)Interface Pengguna

2)Basis Pengetahuan (knowledge basis)

3)Mesin Inferensi (inference engine)

4)Mesin Pengembangan

1)Interface

Pengguna Memungkinkan manajer untuk memasukan instruksi dan informasi kedalam sistem pakar yang menerima informasi dari sistem tersebut. Intruksi ini menentukan parameter yang mengarahkan sistem pakar dalam prosespemikirannya. Input informasi berbentuk nilai yang dikaitkan dengan penjelasan. Terdapat dua penjelasan : penjelasan dari pertanyaan yang diberikan manajer dan penjelasan mengenai solusi masalah

2)Basis Pengetahuan (knowledge basis). Berisikan fakta yang menggambarkan masalah serta tekhnik  penggambaran pengetahuan yang menjelaskan bagaimana fakta bersentuhan secara logis. Istilah Domain masalah (problaim domain) digunakan untuk menggambarkan area permasalahan.

3)Mesin Inferensi (inference engine) Bagian dari sistem pakar yang melakukan pemikiran dengan cara menggunakan isi basis pengetahuan dalam urutan tertentu. Selama konsultasi, mesin inferensi memeriksa aturan-aturan basis  peengetahuan satu demi satu, dan jika persyaratan satu aturan  benar, maka suatu tindakan dilaksanakan . Dalam terminologi sistem pakar, aturan diberhentikan jika tindakan diambil.

4)Mesin Pengembangan Sistem pengembangan, yang digunakan untuk membuat sistem pakar. Ada dua pendekatan yang tersedia : bahasa  pemograman dan kerangka sistem pakar.

Kerangka sistem pakar (expert system shell ) adalah prosesor siap pakai dan dapat disesuaikan untuk masalah tertentu dengan cara menambahkan  basis pengetahuan yang sesuai. Cara pikir berbasis kasus (casebased reasoning CBR)  pendekatan ini menggunakan data historis sebagai dasar untuk pengidentifikasian masalah dan merekomendasikan solusi.

KESIMPULAN

Sistem pendukung keputusan dirancang memiliki sifat yang dinamis dan fleksibel dalam perusahaan. Sistem pendukung keputusan membantu memberikan alternatif-alternatif pada proses pengambilan keputusan, tetapi tidak menggantikan pemakai sebagai pengambil keputusan. Konsep DSS merupakan sebuah sistem interaktif berbasis komputer yang membantu  pembuatan keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang bersifat tidak terstruktur dan semi terstruktur.  

Para manajer membuat beragam keputusan dalam proses penyelesaian suatu masalah. Dalam menyelesaikan masalah, manajer melalui empat aktivitas : intelijen, perancangan, pemilihan, dan pengkajian. Dalam mengambil cara  pandang sistem dan mengikuti pendekatan sistem, manajer dapat menggunakan model sistem umum suatu perusahaan atau model lingkungan. Tujuan dari mengambil cara pandang sistem adalah memberi kesempatan kepada organisasi untuk bekerja sebagai sistem yang efektif dan efisien

Sistem Umum Perusahaan

Pengertian

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakilisejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajemen menggunakanmodel untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Model pada umumnyaterbagi ke dalam 4 jenis, yaitu :a. Model fisik : merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Modelfisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi : market pusat perbelanjaan atauprototipe mobil baru.b. Model naratif : ada satu jenis model yang manajer gunakan setiap hari namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yangmenggambarkan entitasnya secara lisan dan tulisan.c. Model grafik : menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol ataubentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi.d. Model matematika : Segala formula atau persamaan matematika. Keunggulanmodel matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antaraberbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan model

a.      Mempermudah pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas akan lebih mudahdimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yangdisederhanakan.

b.      Mempermudah komunikasi

Setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian ituperlu dikomunikasikan pada yang lain. Analis sistem harus berkomunikasi denganmanajer, programer atau anggota lain dalam pemecahan masalah.

c.       Memperkirakan masa depan

Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapatmemberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.Model matematika dapat memperkirakan apa yang terjadi di masa depan, tetapitidak seratus persen akurat sehingga manajer harus menggunakan pertimbangandan intuisi.

Model-model sistem yang umum pada perusahaan

1. Sistem Fisik

Sistem fisik perusahaan mengubah sumber daya input menjadi sumber dayaoutput. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatutransformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama, karenanya sistem fisik merupakan sistem terbuka, yang berhubungan denganlingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus Material 

, material-material input diterima dari pemasok bahan mentah dankomponen rakitan. Pada perusahaan manufaktur, dua area fungsional terlibatdalam arus material ini. Fungsi manufaktur mengubah bahan mentah menjadibarang jadi, dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepada parapelanggan. Kedua area ini harus bekerja sama untuk mempermudah arusmaterial.

Arus Personil,

input personil berasal dari lingkungan. Input personil inibiasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan keberbagai area fungsional.

Arus Mesin,

 adalah arus sumber daya fisik yang paling langsung karenasumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalurpembuangannya khusus.

Arus Uang,

 uang diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modalinvestasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatanpenjualan. Sumber-sumber lain mencakup lembaga-lembaga keuangan, yangmemberikan pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yangmenyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Meskipun terdapatbeberapa sumber yang menyediakan uang namun tanggung jawabpengendalian arus uang berada pada fungsi keuangan.

2. Sistem Konseptual

Pengendalian dapat dicapai dengan menggunakan lingakaran umpan balik,umpan balik menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem kemekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyalumpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakahtindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka

Perusahaan dengan sistem lingkaran terbuka berhubungan dengan lingkungannyadan sumber dayanya. Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sistem berjenislingakaran terbuka, karena dengan tidak adanya umpan balik, akan sulit untuk dilakukan kontrol yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiatan perusahaan akan bermuara pada kebangkrutan.

Pro

Sistem Lingkaran Tertutup 

Suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian.Sistem ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada inputnya. Mekanisme pengendalian adalah manajemenperusahaan. Lingkaran umpan balik berupa informasi dengan dimensi-dimensisebagai berikut:

1. Relevansi, informasi berkaitan langsung dengan masalah yang ada.

2. Akurasi, informasi yang ada harus akurat dan benar.

3. Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia tepat waktu, sebelum situasikrisis menjadi tidak terkendali dan kehilangan kesempatan.

4. Kelengkapan, informasi yang didapat harus menyajikan gambaran darisuatu permasalahan atau suatu penyelesaian.

Contohnya adalah “Laporan Penjualan Jenis Produk yang Laris”. Laporan

ini menjadi menarik untuk diketahui oleh manajer karena melalui laporan ini dapatdiketahui jenis-jenis produk tertentu yang mengalami peningkatan penjualan secarapesat. Setelah diketahui sebabnua maka manajer akan menggunakan temuannyauntuk diterapkan pada jenis produk yang lain.Umpan balik Umpan balik Agar manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya terdapat dua unsur yang menentukan yaitu :1. adanya informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai bagian tersebut2. adanya standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Tujuan adalah sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem sedikitnya harusmempunyai sedikitnya satu tujuan. Standar adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima,dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk

mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kineja aktual dengan standar. Sistemkonseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting :

manajemen, pengolah informasi, dan standar.

Management By Exception (MBE)

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibatdalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. MBEmemberikan 3 (tiga) keuntungan dasar :1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang lebih memerlukan perhatian3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal-hal yang berjalan semestinya.Informasi

Faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factors)

Suatu konsep manajemen yang serupa dengan management by exception. CSF adalah salahsatu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapaitujuannya.Konsep CSF serupa dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatianpada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan. Kedua konsepa ini berbeda dalamhal CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exceptiondapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya. Sumber daya fisik mengalir melaluisistem fisik pada bagian bawah model. Sumber daya konseptual memasuki pengolahinformasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.

Penggunaan Model Sistem Umum

Arus material melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh paramanajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas.1. Pasar SwalayanSemua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utamaadalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personilteridiri dari manajer took, asir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yangdipekerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Manajer pasar swalayanmenggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar sebagaidasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayandapat terus bekerja menuju tujuannya.2. Kantor PengacaraTerdapat sejumlah perbedaan yang jelas antara sebuah kantor pengacara dengansebuah pasar swalayan. Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecilkaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakantugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental dari pada fisik. Arus material kantor pengacara sangat sedikit, terutama beruapa perlengkapanpencatatan, seperti kertas catatan dan pensil.Model umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar kantor pengacaramanapun. Seorang pengacara yang baru lulus dari sekolah hukum akan menemukanelemen-elemen ini walaupun ia belum pernah bekerja di kantor tersebut dan tidakmengetahui sebelumnya sejarah maupun orang-orangnya. Peangacara baru itu akanmenemukan sejumlah standar yang seharusnya ia capai, suatu sistem informasi yangmenyediakan database hukum, dan hukum, dan sumber daya manusia yang mampumelaksanakan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh para partnerdan klien.

http://www.academia.edu/7357981/model_sistem_umum_perusahaan