Sistem Umum Perusahaan

Pengertian

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakilisejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajemen menggunakanmodel untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Model pada umumnyaterbagi ke dalam 4 jenis, yaitu :a. Model fisik : merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Modelfisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi : market pusat perbelanjaan atauprototipe mobil baru.b. Model naratif : ada satu jenis model yang manajer gunakan setiap hari namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yangmenggambarkan entitasnya secara lisan dan tulisan.c. Model grafik : menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol ataubentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi.d. Model matematika : Segala formula atau persamaan matematika. Keunggulanmodel matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antaraberbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan model

a.      Mempermudah pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas akan lebih mudahdimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yangdisederhanakan.

b.      Mempermudah komunikasi

Setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian ituperlu dikomunikasikan pada yang lain. Analis sistem harus berkomunikasi denganmanajer, programer atau anggota lain dalam pemecahan masalah.

c.       Memperkirakan masa depan

Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapatmemberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.Model matematika dapat memperkirakan apa yang terjadi di masa depan, tetapitidak seratus persen akurat sehingga manajer harus menggunakan pertimbangandan intuisi.

Model-model sistem yang umum pada perusahaan

1. Sistem Fisik

Sistem fisik perusahaan mengubah sumber daya input menjadi sumber dayaoutput. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatutransformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama, karenanya sistem fisik merupakan sistem terbuka, yang berhubungan denganlingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus Material 

, material-material input diterima dari pemasok bahan mentah dankomponen rakitan. Pada perusahaan manufaktur, dua area fungsional terlibatdalam arus material ini. Fungsi manufaktur mengubah bahan mentah menjadibarang jadi, dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepada parapelanggan. Kedua area ini harus bekerja sama untuk mempermudah arusmaterial.

Arus Personil,

input personil berasal dari lingkungan. Input personil inibiasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan keberbagai area fungsional.

Arus Mesin,

 adalah arus sumber daya fisik yang paling langsung karenasumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalurpembuangannya khusus.

Arus Uang,

 uang diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modalinvestasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatanpenjualan. Sumber-sumber lain mencakup lembaga-lembaga keuangan, yangmemberikan pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yangmenyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Meskipun terdapatbeberapa sumber yang menyediakan uang namun tanggung jawabpengendalian arus uang berada pada fungsi keuangan.

2. Sistem Konseptual

Pengendalian dapat dicapai dengan menggunakan lingakaran umpan balik,umpan balik menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem kemekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyalumpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakahtindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka

Perusahaan dengan sistem lingkaran terbuka berhubungan dengan lingkungannyadan sumber dayanya. Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sistem berjenislingakaran terbuka, karena dengan tidak adanya umpan balik, akan sulit untuk dilakukan kontrol yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiatan perusahaan akan bermuara pada kebangkrutan.

Pro

Sistem Lingkaran Tertutup 

Suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian.Sistem ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada inputnya. Mekanisme pengendalian adalah manajemenperusahaan. Lingkaran umpan balik berupa informasi dengan dimensi-dimensisebagai berikut:

1. Relevansi, informasi berkaitan langsung dengan masalah yang ada.

2. Akurasi, informasi yang ada harus akurat dan benar.

3. Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia tepat waktu, sebelum situasikrisis menjadi tidak terkendali dan kehilangan kesempatan.

4. Kelengkapan, informasi yang didapat harus menyajikan gambaran darisuatu permasalahan atau suatu penyelesaian.

Contohnya adalah “Laporan Penjualan Jenis Produk yang Laris”. Laporan

ini menjadi menarik untuk diketahui oleh manajer karena melalui laporan ini dapatdiketahui jenis-jenis produk tertentu yang mengalami peningkatan penjualan secarapesat. Setelah diketahui sebabnua maka manajer akan menggunakan temuannyauntuk diterapkan pada jenis produk yang lain.Umpan balik Umpan balik Agar manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya terdapat dua unsur yang menentukan yaitu :1. adanya informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai bagian tersebut2. adanya standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Tujuan adalah sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem sedikitnya harusmempunyai sedikitnya satu tujuan. Standar adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima,dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk

mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kineja aktual dengan standar. Sistemkonseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting :

manajemen, pengolah informasi, dan standar.

Management By Exception (MBE)

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibatdalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. MBEmemberikan 3 (tiga) keuntungan dasar :1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang lebih memerlukan perhatian3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal-hal yang berjalan semestinya.Informasi

Faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factors)

Suatu konsep manajemen yang serupa dengan management by exception. CSF adalah salahsatu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapaitujuannya.Konsep CSF serupa dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatianpada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan. Kedua konsepa ini berbeda dalamhal CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exceptiondapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya. Sumber daya fisik mengalir melaluisistem fisik pada bagian bawah model. Sumber daya konseptual memasuki pengolahinformasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.

Penggunaan Model Sistem Umum

Arus material melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh paramanajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas.1. Pasar SwalayanSemua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utamaadalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personilteridiri dari manajer took, asir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yangdipekerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Manajer pasar swalayanmenggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar sebagaidasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayandapat terus bekerja menuju tujuannya.2. Kantor PengacaraTerdapat sejumlah perbedaan yang jelas antara sebuah kantor pengacara dengansebuah pasar swalayan. Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecilkaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakantugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental dari pada fisik. Arus material kantor pengacara sangat sedikit, terutama beruapa perlengkapanpencatatan, seperti kertas catatan dan pensil.Model umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar kantor pengacaramanapun. Seorang pengacara yang baru lulus dari sekolah hukum akan menemukanelemen-elemen ini walaupun ia belum pernah bekerja di kantor tersebut dan tidakmengetahui sebelumnya sejarah maupun orang-orangnya. Peangacara baru itu akanmenemukan sejumlah standar yang seharusnya ia capai, suatu sistem informasi yangmenyediakan database hukum, dan hukum, dan sumber daya manusia yang mampumelaksanakan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh para partnerdan klien.

http://www.academia.edu/7357981/model_sistem_umum_perusahaan